部屋印 個人情報取扱通知

1. 本通知の対象と役割

入居者情報についての個人情報取扱事業者と一次窓口は、専用URLを発行した賃貸管理会社です。部屋印運営者は管理会社から委託を受け、サービス提供に必要な範囲で取り扱います。

管理会社担当者の氏名・メールアドレス・Googleアカウント識別子・操作履歴等は、部屋印運営者がアカウント管理、認証、安全管理および監査という自らの目的で取得し、個人情報取扱事業者として管理します。

2. 取得する情報

1. 管理会社担当者のGoogleアカウント識別子、氏名、メールアドレス、所属会社、権限、認証・操作履歴
2. 物件、住所、号室、間取り図、入居契約、会社設定、Google Drive接続・同期情報
3. 入居者の氏名、電話番号、メールアドレス、契約予定日、入居予定日その他の管理会社が設定した項目。現住所は管理会社が必要性を確認して有効にした場合に限ります
4. 傷、汚れ、破損、設備不具合等の選択、コメント、間取り図上の位置・方向、室内・設備の写真
5. 提出日時、受付番号、受付完了書、同意した文書版・同意日時、専用URL・セッション・監査情報

3. 利用目的

個人データを広告配信、名簿販売、無関係な営業またはAIモデルの学習には利用しません。

利用状況を個人および会社を識別できない統計情報へ加工して改善に利用する処理は、管理会社から受託する業務の範囲に含めます。

1. 入居開始時点の室内・設備の状態を管理会社へ報告し、受付を記録するため
2. 賃貸管理、入退去時の状態確認、問い合わせ対応および契約管理のため
3. 管理会社が選択したGoogle Driveへ写真・受付完了書等を保存するため
4. 本人確認、認証、会社別データ分離、不正利用防止、監査、障害・事故対応のため
5. 個人や会社を識別しない形でモニター結果をサービス改善へ利用するため
6. 法令上必要な対応および権利の行使・防御のため

4. クラウドサービス、保存国・地域とGoogle Drive

主なサービスは米国法人Cloudflare, Inc.のWorkers・D1・R2と、米国法人Google LLCのGoogle OAuth・Google Driveです。クラウド提供者が個人データを取り扱わない契約構成であっても、外国の制度等を把握して安全管理措置を講じます。

現在のSites管理下のD1・R2は、保存サーバの所在国を一意に特定できる契約上の保証を確認中です。apac等の指定は配置のヒントであり特定国への保存保証ではないため、日本国内保存とは表示しません。実在入居者の受付開始前に、実リソースと契約条件を確認して保存国または候補国を確定表示します。

管理会社がGoogle Drive接続を選択した場合、管理会社のGoogle Workspaceまたは個人向けGmailアカウントへコピーを保存します。保存国・地域は管理会社の契約・設定により異なり、個人向けGmailでは管理会社が保存地域を指定・確認できない場合があります。接続先、二段階認証、復旧手段、共有、容量、担当者変更・退職時の引継ぎ、部屋印側削除後のDriveコピーは管理会社が管理します。

5. 保存期間と削除

モニター終了後に継続しない会社は、終了後30日間を閲覧・書き出し期間とし、終了90日後までに部屋印側のD1・R2データを削除します。継続する会社には正式版の保存方針を移行前に通知します。

削除依頼は、本人と対象を確認して通常アクセスを停止し、削除可能な部屋印側データを受付後30日以内を目安に削除します。法令、紛争、事故調査等で必要な場合は対象を限定して保存することがあります。

6. 安全管理措置

1. Googleログイン、membership、HttpOnly・Secure Cookieによる認証・認可
2. サーバー側の会社境界確認、R2キーの会社・物件分離、認証付き写真・PDF配信
3. 報告写真の保存前再エンコードと、GPS位置情報を含む不要なEXIFメタデータの削除
4. トークンのハッシュ化、Google Drive refresh tokenの暗号化、秘密情報の環境変数管理
5. 権限最小化、監査ログ、失効可能な入居者URL、脆弱性・事故対応手順

7. 開示・訂正・利用停止・削除等

入居者は、まず専用URLを発行した管理会社へ、管理会社名、物件・号室、受付番号と登録済み連絡先を添えて連絡してください。管理会社は登録済みメールアドレスまたは電話番号等で本人確認を行い、開示は電磁的記録を含め原則2週間から1か月以内を目安に無料で回答します。管理会社と連絡できない場合または部屋印運営者の取扱いに関する連絡は、ページ末尾の窓口へお送りください。

8. 漏えい等、未成年者と改定

漏えい、滅失、毀損またはそのおそれを把握した場合、影響確認、拡大防止、証拠保全、復旧、再発防止を行い、部屋印運営者は認知後24時間以内を目途に、遅くとも48時間以内に関係管理会社へ第一報を行います。管理会社が法令上必要な報告・本人通知を行い、部屋印運営者が協力します。

18歳未満の入居者は法定代理人の同意を得て利用し、送信前にその確認を行います。令和8年改正個人情報保護法の施行後は、16歳未満に関する通知・同意取得等を施行令・規則・ガイドラインに従って行います。

重要な変更は管理会社へ通知し、入居者画面にも表示します。必要な場合は変更後の文書へ再同意を取得します。